La legge di bilancio 2025 prevede che (dal 01.01.2025) le spese di trasferta, rimborso delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, compresi taxi e NCC debbano essere pagate con sistemi tracciabili, pena l’impossibilità di dedurre la spesa per chi la sostiene nonché per evitare l’imponibilità ai fini dei redditi di lavoro dipendente. Sono esclusi i rimborsi dei biglietti per autotrasporti con servizi pubblici di linea.

Per le imprese: le imprese possono dedurre dal reddito i rimborsi ai dipendenti delle spese di vitto e alloggio fuori dal comune della sede di lavoro se analiticamente documentate, ma solo sino all’importo giornaliero di euro 180,76 (o euro 258,23 all’estero). La deducibilità viene ora subordinata al fatto che le spese siano sostenute con mezzi tracciabili: assegno, bonifico ovvero carta di credito o di debito. Se le medesime spese vengono sostenute nel comune ove l’imprenditore ha sede la spesa (se sostenuta con mezzi tracciabili) sarà deducibile nella misura del 75%.

Per i dipendenti: i dipendenti che ricevono il rimborso delle spese di trasferta, così come il rimborso delle spese sostenute per l’utilizzo del proprio veicolo per ragioni di lavori vengono interamente tassati per le trasferte effettuate nel comune di lavoro.

Le trasferte effettuate fuori dal comune ove ha sede il datore di lavoro non vengono tassate se sostenute con mezzi tracciabili, ma solo entro certi limiti che varia a seconda della metodologia del rimborso:

• Indennità forfetaria di trasferta: in tal caso l’imponibilità in capo al dipendente, sempre che il pagamento sia avvenuto con sistemi tracciabili, avviene solo per la parte di rimborso che eccede euro 77,47 (ma se alloggio o/e vitto sono forniti gratuitamente la quota esente si riduce a euro 30,99 o 15,49)
• Rimborso a piè di lista: Il rimborso per spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio non è imponibile, purché vi sia idonea documentazione. Il dipendente non sarà comunque tassato per il rimborso delle altre spese (mance, telefoniche, parcheggi … ) anche se non documentate sino all’importo giornaliero di euro 15,49.
• Rimborso misto: In tal caso oltre ad un’indennità di trasferta vengono rimborsate analiticamente le spese per vitto e/o alloggio. In tal caso l’esenzione dell’indennità di trasferta è pari a euro 30,99 se vengono rimborsate analiticamente le spese di vitto oppure di alloggio e euro 15,49 se vengono rimborsati entrambi.

Anche le spese di rappresentanza e per omaggi saranno deducibili solo se sostenute con sistemi tracciabili.

La stretta si aggiunge ad altri tipi di spesa che sono deducili solamente se pagati con sistemi tracciabili quali le spese di rifornimento e le spese di lavoro dipendente.